Gelderland
Parttime, 32+
BS641-04
Ben jij een ervaren en proactieve Executive Assistant die vanaf de eerste dag het verschil maakt? Zoek je een uitdagende EA rol voor een bevlogen CEO? Bij een grote, internationale organisatie, die de markt nauw volgt en altijd in beweging is?
ORGANISATIE
Onze opdrachtgever is een dynamisch, internationaal bedrijf. Gevestigd in een prachtig kantoorpand in het midden van het land (zo’n 50 km vanaf Utrecht). Met ruim 1600 werknemers in dienst en een groot Europees netwerk is deze handelsorganisatie leider in haar vakgebied. De cultuur is open, energiek en professioneel.
FUNCTIE
Als Executive Assistant ben je verantwoordelijk voor de totale support van primair de CEO (90%) en secundair van de overige 3 directieleden (10%). De CEO heeft een aantal neventaken waar je als EA ook bij assisteert en initieert. Je houdt je daarnaast bezig met organisatie gerelateerde zaken die vanuit de ExCO georganiseerd worden. Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO.
De werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Pro-actief zorgdragen voor een efficiënte en doelgerichte agendaplanning voor de CEO;
- Zorgdragen voor de ontvangst van gasten, het (mede) verzorgen van interne en externe evenementen, bijeenkomsten en acties (o.a. regelen van locaties, transport, overnachtingen, lunches/diners);
- Verzamelen en consolideren van input en output voor diverse meetings;
- Behandelen van post, e-mail en vertrouwelijke correspondentie;
- Plannen van vergaderingen en afspraken, agenda samenstellen, voorbereiden van benodigde stukken, uitwerken van verslagen en actielijsten, initiëren van vervolgacties en bewaken van afhandelingstermijnen;
- Eigen archief beheren, bewaken van actiepunten en rapporteren van voortgang;
- Vragen en verzoeken in behandeling nemen vanuit de gehele organisatie;
- Managen en stroomlijnen van het eigen secretariaat.
DE JUISTE KANDIDAAT:
- HBO werk- en denk niveau;
- Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie, binnen een internationale, dynamische, veeleisende, commerciële organisatie;
- Uitstekende kennis van met MS Office (Word, Excel, Powerpoint), en MS Outlook;
- Uitstekende beheersing van de Engelse taal (beheersing van de Franse taal is een pre);
- Ervaring met het managen van een secretariaat;
- Stevige persoonlijkheid, pro-actief, discreet, stressbestendig, doorzetter, flexibel.
- Communicatief en sensitief; in staat de CEO te lezen.
Graag ontvangen wij je cv inclusief motivatiebrief op info@boardsupport.nl
Of bel voor meer informatie: 06 – 46386738
